Postes à combler

Lieu de travail : 483 Bay St., Toronto (Travail hybride - sous réserve des exigences opérationnelles)
Type de poste et heures de travail : Permanent, à temps plein, 36.25 heures par semaine
Rémunération : 68 239$ – 81 887$
Affiliation syndicale: Aucune
Date d’affichage : Ce poste sera affiché jusqu'à ce qu'il soit pourvu.
 

À propos du poste :

L’Ombudsman est un officier indépendant et impartial de l’Assemblée législative de l’Ontario, nommé par tous les partis, et dont le rôle est de s’assurer que le gouvernement provincial et la fonction publique servent la population de façon équitable, responsable, transparente et respectueuse de ses droits. Le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario traite les plaintes sur les décisions et les mesures administratives de plus de 1 000 organismes de la fonction publique et du gouvernement de l’Ontario, y compris les services en français et les services fournis dans le secteur de la protection de l’enfance.

L’adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) assiste l'Ombudsman et travaille en étroite collaboration avec lui et avec son adjointe afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations exécutives. Le/la candidat(e) idéal(e) veillera à ce que l'Ombudsman soit bien préparé et bien positionné pour réussir, grâce à une gestion experte des agendas, des documents, des réunions, des déplacements et des communications. Ce poste exige professionnalisme, discernement, discrétion et capacité à traiter des informations sensibles de manière autonome dans un environnement dynamique.
 

Responsabilités :

• Gérer tous les aspects de l’agenda de l’Ombudsman, y compris la priorisation des invitations et des engagements, en coordination avec l’Ombudsman adjointe.

• Coordonner les réunions, les communiqués publics, les présentations, les engagements à l’échelle internationale et les événements en collaboration avec les équipes des Communications et des Opérations.

• Gérer, au nom de l’Ombudsman, les communications entrantes et sortantes en veillant à ce que des réponses rapides, appropriées et stratégiques soient fournies en collaboration avec les Communications.

• Représenter l’Ombudsman lors des interactions internes et externes, en faisant preuve de diplomatie et de professionnalisme.

• Coordonner les préparatifs de voyage et traiter toutes les demandes de remboursement de dépenses, en veillant à l’exactitude des documents, à la conformité des audits et à la divulgation en temps opportun, en collaboration avec le service des Finances.

• Organiser et soutenir l’accueil des réunions, des délégations et des conférences.

• Planifier et coordonner les réunions de l’ensemble du personnel, y compris la préparation de l’ordre du jour et la logistique.

• Fournir un soutien à l’adjointe administrative exécutive de l’Ombudsman adjointe et du commissaire aux services en français.

• Exécuter d’autres tâches assignées à l’appui de l’Ombudsman et du Bureau exécutif.

 

Qualifications :

• Langue : La maîtrise de l'anglais et du français est requise.

• Formation : Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (par exemple, sciences sociales, administration publique, commerce ou droit) ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

• Expérience :

  • Minimum de 3 à 5 ans en soutien administratif au niveau exécutif.

  • Expérience de travail avec de hauts fonctionnaires et des députés provinciaux, et connaissance des processus législatifs ou parlementaires.

• Compétences et qualités :

  • Excellentes compétences organisationnelles, de communication (orale et écrite) et interpersonnelles.

  • Bon jugement, discrétion et capacité à gérer des tâches complexes de manière autonome.

  • Maîtrise de la suite MS Office et d’autres outils numériques.

  • Expérience en suivi des dépenses et en préparation de documents financiers.

  • Tact et diplomatie dans la représentation de la haute direction.

  • Capacité à travailler des heures supplémentaires, y compris le soir et la fin de semaine, au besoin