Postes à combler

Préparer et traiter les documents conformément aux normes d’Ombudsman Ontario.

Trier, emballer et distribuer du matériel imprimé et d’autres documents d’information.

Organiser le transport et l’hébergement pour le personnel, selon les besoins.

Tenir à jour les systèmes de classement et les listes de diffusion.

Gérer, surveiller et organiser l’inventaire des fournitures de bureau, ranger et commander les articles.

Participer à l’organisation des activités de sensibilisation visant à faire connaître Ombudsman Ontario et son travail, notamment en préparant et en emballant des brochures et d’autres documents à distribuer lors d’événements de sensibilisation.

Traiter les rapports financiers et les dépenses, y compris le rapprochement des factures.

Établir et tenir des calendriers sur demande, notamment fixer les dates de réunions, gérer les invitations et préparer les documents de réunion.

Rédiger les lettres et la correspondance standard, classer les documents électroniques et distribuer au personnel le courrier et la documentation.

Relire et réviser des documents en anglais et en français.

Répondre aux demandes de renseignements externes en donnant de l’information sur Ombudsman Ontario sous la forme de rapports, de brochures, etc.

Assurer la suppléance du(de la) réceptionniste, y compris la prise en charge régulière de la ligne téléphonique et du bureau de la réception, et fournir un soutien administratif général pour d’autres unités, selon les besoins.

Participer à la coordination d’événements internes et externes, selon les besoins.

Remplir les autres tâches administratives, responsabilités et projets assignés.

Au moins deux ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) dans une organisation similaire.

Expérience pratique avec des bases de données et des listes de diffusion.

Connaissance pratique de la rédaction et du formatage de la correspondance dans Word (y compris la fusion de courriers), et maîtrise des outils permettant de créer ou de mettre à jour des feuilles de calcul, des bases de données et des présentations.

Connaissance de logiciels de collaboration comme SharePoint, Microsoft Teams et d’autres outils de gestion des réunions et de partage de calendrier.

Connaissance manifeste des processus de rapprochement des données financières de base (factures, dépenses, états financiers, etc.).

Compréhension du fonctionnement des organismes gouvernementaux et du secteur public ainsi que leurs processus administratifs.

Souci du détail, et compétences supérieures à la moyenne en relecture et en révision.

Capacité à ordonnancer les tâches et à en mener plusieurs de front.

Capacité à travailler seul(e) et en équipe, et solides aptitudes en relations interpersonnelles.

Excellent jugement et bonne compréhension des pratiques pour traiter les renseignements confidentiels et délicats.

Pensée analytique, solide raisonnement et capacité à résoudre les problèmes, dans le but d’identifier et de corriger les problèmes proactivement.

Tact et diplomatie pour pouvoir répondre à toutes les demandes de renseignements de manière professionnelle et efficace.

Sens de la fierté et de la responsabilité à l’égard du travail accompli, et volonté constante de s’améliorer.

Solides aptitudes en communication écrite et orale, en anglais et en français.

Suivi régulier de sources médiatiques très diverses, en anglais et en français, pour s’assurer que le Bureau soit informé des nouvelles et des développements importants aux opérations du Bureau, ainsi qu’analyser et rendre compte de la couverture médiatique.

Liaison avec les médias pour répondre aux demandes, selon les besoins, incluant la publication de communiqués de presse et l’organisation de conférences de presse.

Participation à la conception, la production et la publication de matériel, et au développement de nouveaux produits et contenus qui promeuvent et expliquent le travail de l’Ombudsman de l’Ontario auprès du public et des parties prenantes.

Création et analyse de messages dans les réseaux sociaux, de campagnes et de contenu pour le site Web, et contribution à la définition de stratégies qui visent à atteindre les parties prenantes et le public et renforcer leur engagement. Préparation des rapports analytiques basés sur le trafic du site Web et l’activité sur les médias sociaux.

Rédaction et édition d’une grande variété de documents écrits, tels que des discours, des briefings, des messages clés, du contenu pour les médias sociaux et le Web, des communiqués de presse et des rapports.

Participation aux activités de sensibilisation en l’organisation d’événements, de conférences et d’autres activités visant à faire connaître le travail de l’Ombudsman de l’Ontario, ainsi qu’en recherchant et en identifiant des possibilités potentielles de sensibilisation et en participant à des événements en personne.

Fournir un soutien au personnel faisant des allocutions, des présentations ou des séances d’éducation.

Diplôme d’études postsecondaires en communications, en journalisme ou dans un domaine connexe

Expérience professionnelle d’au moins trois ans incluant la production de matériel de communications, les relations avec les médias, la planification et la participation à des événements et l’engagement des parties prenantes

Solides compétences en rédaction en anglais et en français (la maîtrise des deux langues est requise)

Expérience dans la planification d’événements, capacité à coordonner la logistique et d’assurer la liaison avec des organismes extérieurs, et habileté à gérer des événements sur site et trouver des solutions de dépannage

Compétences en montage vidéo, gestion de site Web et outils d'analyse seront considérés comme un atout

Expérience dans le développement et la production de présentations visuelles

Expertise en médias sociaux, des communications traditionnelles et des relations avec les médias, en anglais et en français

Une expérience de travail avec des populations diverses pour assurer des communications culturellement appropriées et inclusives sera considérée comme un atout

Une expérience de travail dans le secteur public, ou pour un Ombudsman, un officier de l'Assemblée législative ou un autre organisme de surveillance, sera considérée comme un atout.

Capacité à transposer des idées compliquées et nuancées dans un langage simple

Capacité à gérer des priorités concurrentes dans un environnement complexe, avec une grande attention aux détails

Savoir être autonome, capacité à travailler de manière indépendante, ainsi qu'en petite équipe

Compétences interpersonnelles exceptionnelles, y compris un degré élevé d'aisance pour répondre aux demandes des membres des médias et du public, tels que les parties prenantes

Fiable et faire preuve d'un excellent jugement, ainsi que d'un haut degré d'initiative et de discrétion

Capacité de voyager en Ontario selon les besoins.